Schatzkammer der Stadtgeschichte

© Stadtarchiv Lübbecke

Viele Menschen mögen bei dem Begriff „Archiv“ an einen Ort denken, an dem sich verstaubte Aktenberge stapeln. Weit gefehlt! Das Archiv der Stadt Lübbecke ist eine äußerst lebendige Einrichtung, denn hier wird im wahrsten Sinne des Wortes Geschichte geschrieben! Das wird jeder gerne bestätigen, der das Stadtarchiv in Lübbecke schon einmal aufgesucht hat.

Das Archiv befindet sich am Wiehenweg in der Lübbecker Kernstadt. Hier werden neben den Akten der Stadt Lübbecke auch die Unterlagen des früheren Amtes Gehlenbeck verwahrt, gesichert und zur Nutzung bereit gehalten. Außerdem dokumentieren Fotos, Zeitungen, Drucksachen, Bilder, Bücher und mehr, was es heißt: Leben in Lübbecke! Seit 2011 wird das Archivgut der Gemeinde Stemwede samt der Archivalien der früheren Ämter Dielingen-Wehdem und Levern im Lübbecker Archiv vorgehalten, seit 2022 auch das Archivgut der Stadt Preußisch Oldendorf.

Jede Akte wird irgendwann einmal geschlossen. Zunächst nimmt der zuständige Sachbearbeiter oder die Sachbearbeiterin der Verwaltung die Akte vielleicht hin und wieder noch zur Hand, um etwas überprüfen zu können – aber eines Tages entfällt auch das. Wohin dann mit den ganzen Ordnern, wenn der Platz knapp wird?

Diese Unterlagen werden dem Archiv zur Übernahme angeboten. Von Seiten des Archivs – und nur hier ist kompetente Bewertung möglich – wird geprüft, ob die Unterlagen historisch wertvoll sind bzw. ob sie für Stadt und Bürgerschaft Rechtssicherheit bieten. Trifft das zu, sind die Schriftstücke „archivwürdig“. Akten, die keine Bedeutung mehr für die Stadtgeschichte haben, werden nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist vernichtet.

Zunächst einmal werden die Unterlagen verzeichnet und mit einer Signatur versehen, damit man sie später wiederfinden kann. Dafür werden so genannte Findmittel erstellt. Das sind Hefte oder Karteikarten, die genau nachweisen, welche Unterlagen in den einzelnen Akten zu finden sind. Wie wichtig diese Arbeit ist, zeigt sich schnell an den über 850 laufenden Metern Archivmaterial, das sich allein im Stadtarchiv Lübbecke aus mehreren tausend Kartons, etlichen Stahlschränken und speziellen Bücherregalen zusammen setzen.

Bevor die Unterlagen in Kartons gesichert werden, müssen sie noch aufbereitet werden. Metallteile rosten sehr schnell – also sind sie zu entfernen. Urkunden und andere Dokumente werden anschließend von Hand mit speziellem Buchbindegarn vernäht. Auf Dauer weichen Plastikteile (z. B. Klarsichtfolien und Heftschnallen) das Papier auf – auch sie dürfen nicht in den Schriftstücken verbleiben. Eingerissene Seiten sind mit Spezialklebern wieder instand zu setzen. Filmklebestreifen würden hier dauerhafte Schäden an den Archivalien verursachen. Schließlich wird mit Bleistift jedes Blatt durchlaufend nummeriert, damit die innere Ordnung jeder einzelnen Akte nachvollziehbar bleibt.

Bei der Bearbeitung wird darauf geachtet, dass das Papier trocken und sauber bleibt. Feuchte Akten würden schimmeln und den Bestand gefährden. Silberfische und ähnliche Lebewesen wären zudem in der Lage, die Schriftstücke zu zersetzen.

Nach Abschluss dieser Arbeiten werden die Aktenmappen in Archivkartons reponiert und liegend in den Magazinräumen aufbewahrt. So sind sie verhältnismäßig gut geschützt vor Sonnenlicht, leichteren Wasserschäden und auch vor Schmutzpartikeln.

Selbstverständlich werden die Archivalien auch in den Magazinen regelmäßig kontrolliert, um eventuell auftretende Schäden rechtzeitig erkennen und beheben zu können. Ein gleichmäßiges Raumklima sorgt zusätzlich dafür, diese Gefahren möglichst gering zu halten.

Die beschriebenen Schritte sind auch bei allen Unterlagen erforderlich, die nicht der Verwaltung selbst entstammen. Daher gilt es, Drucksachen, Cassettenaufnahmen, Vereinschroniken, Werbemittel und anderes zeitgenössisches Ergänzungsgut zusammen zu tragen. Durch die Erstellung einer Fotosammlung wird zudem das heutige Lübbecke so abgebildet, dass auch künftige Generationen über Anschauungsmaterial verfügen.

Das Stadtarchiv führt auch die Chronik der Stadt Lübbecke. In diesen Bänden wird das politische, wirtschaftliche und soziale Geschehen unmittelbar zum Ereignis zusammen gestellt. Auch Informationen zu Vereinen, Festen, Veranstaltungen und besonderen persönlichen Ereignissen werden schriftlich für die Nachwelt überliefert.

Kurzfassung: Jede/r! Das Stadtarchiv ist montags bis donnerstags von 8 Uhr bis 11:30 Uhr und nach Vereinbarung geöffnet. Dabei steht es generell allen Interessierten (Einzelpersonen, Gruppen, Vereinen, Schulklassen, Firmen, ...) zur Verfügung. Vor der Benutzung ist lediglich ein entsprechender Antrag auszufüllen. Darin wird auch nach dem Grund des Archivbesuches gefragt. Ist die Einsichtnahme in die Unterlagen für die aktuelle Arbeit der Stadtverwaltung erforderlich? Soll eine Facharbeit geschrieben oder etwas über eine bestimmte Firmengeschichte in Erfahrung gebracht werden? Sind allgemeine Informationen über die Ortsgeschichte gefordert? Ist ein Referat vorzubereiten oder gilt es gar, eine Promotion zu begleiten? Besteht Interesse an der eigenen Familiengeschichte, an amtlichen Stellungnahmen oder ist Bedarf an rechtlichen Nachweisen (z. B. in Form von Kaufverträgen oder Urteilen) vorhanden?

Das Spektrum der Archivalien ist ebenso breit gefächert wie das Interesse der Nutzerinnen und Nutzer – und ebenso individuell wie deren Anliegen erfolgt die fachkundige Beratung durch das Stadtarchiv. Sachdienliche Archivalien können dann – sofern das Archivgesetz (u.U. bestehen Sperrfristen für zeitgenössisches Archivgut) oder der Erhaltungszustand der Archivalien dem nicht entgegen steht – im Original eingesehen werden. Näheres regelt die Benutzungsordnung für das Stadtarchiv.

Nicht nur der gebührenfreie persönliche Besuch im Stadtarchiv ist möglich – auch schriftliche oder telefonische Anfragen werden bearbeitet, nachdem die Voraussetzungen geklärt sind.

Das Stadtarchiv sichert in gesetzlichem Auftrag unersetzliche authentische Quellen und macht diese für die Zukunft nutzbar. So wird Verwaltungshandeln nachvollziehbar und zugleich das demokratische Recht auf Information gewahrt, rechtsstaatliche Prinzipien in die Tat umgesetzt. Um dieses zu erreichen, berät das Archiv die Verwaltung in Fragen der Schriftgutverwaltung und entwickelt zudem rationelle Verfahren zur Auswahl und Übernahme von Materialien mit bleibendem Wert.

Das Stadtarchiv leistet einen wesentlichen Beitrag zur Entlastung der Verwaltung. Außerdem dient es durch die Schaffung von (Rechts-)Sicherheit nicht nur der Verwaltung selbst, sondern bildet durch die vorhandene Überlieferungsfülle auch eine breite Basis für Wissenschaft und Forschung.

Unzählige Unterlagen zum Vereinsleben, zu Schulen und Firmen, zur Familienforschung und vielem mehr stehen zur Nutzung bereit. Zeitungen und Fotos, die bis in die Zeit des 18. Jahrhunderts zurückreichen, runden das Bild ab. So trägt das Stadtarchiv nachhaltig zur Förderung und Stärkung des städtischen Gemeinwesens und der regionalen Verbundenheit bei.